Definisi SISTEM INFORMASI AKUTANSI

Definisi SISTEM INFORMASI AKUTANSI

PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer. Seperti
sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era informasi seperti saat ini
maka pengelolaan informasi sudah selayaknya menggunakan alat bantu elektronik, dalam
hal ini adalah komputer. Terkait dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini
hampir semua sistem informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer.
Sistem informasi berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer
Based Information Sistem) meliputi :
1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
3. Otomatisasi Perkantoran
4. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
5. Sistem Pakar
Munculnya SIA diawali dengan pemanfaatan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola
transaksi keuangan berbasis akuntansi. Kemudian pemanfaatan komputer meningkat tidak
hanya digunakan untuk pengolahan data akuntansi tetapi digunakan untuk mengolah datadata
yang menghasilkan output (laporan-laporan) bagi pimpinan/manajer di berbagai level
manajemen, hal inilah yang nantinya berkembang menjadi SIM. Sistem Pendukung
Keputusan (SPK) merupakan sistem informasi dimana output dari sistem informasi tersebut
berupa alternatif-alternatif solusi dari suatu permasalahan yang digunakan oleh para
pemimpin/manajer untuk membantu dalam pengambilan keputusan. CBIS selanjutnya adalah
sistem pakar, merupakan sistem cerdas karena dari sistem pakar ini sistem dapat
menghasilkan suatu keputusan. Tidak terlepas dari semua sistem informasi yang ada, maka
otomatisasi perkantoran juga termasuk didalam CBIS. Pemanfaatan piranti-piranti elektronik
terutama yang terkait dengan komputer diharapkan dapat meningkatkan kinerja di
perkantoran; misalnya saja pengiriman undangan, laporan-laporan, atau notulen suatu rapat
via email; presensi berbasis elektronik; rapat melalui tele conference.
Dalam makalah ini akan dititikberatkan pada Sistem Informasi Manajemen, mulai dari
apa itu konsep dasar SIM sampai bagaimana membangun sebuah Sistem Informasi
Manajemen. Tetapi sebelum masuk ke Sistem Informasi Manajemen perlu dipaparkan
terlebih dahulu sistem informasi.
2
SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi, istilah yang sudah tidak asing lagi di telinga, memiliki banyak
pengertian dan definisi. Beberapa definisi mengenai sistem informasi terlihat di tabel berikut :
Tabel 1. Definisi Sistem Informasi
Menurut Definisi/Pengertian
Alter Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan suatu
organisasi
Bodnar &
Hopwood
kumpulan HW dan SW yang dirancang untuk mentransformasikan
data ke dalam bentuk informasi yang berguna
Budi Sutedjo Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang
membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi
Komponen-komponen Sistem Informasi adalah :
1. Hardware (perangkat keras)
2. Software (perangkat lunak)
3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data
untuk menghasilkan output
4. Basisdata : suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga
memudahkan proses pencarian informasi
5. Jaringan komputer dan komunikasi data
6. Brainware
Sistem informasi memiliki banyak peranan dalam suatu organisasi/institusi/perusahaan
diantaranya adalah : turut serta dalam pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan perencanaan,
pengerjaan, dan pengendalian dalam sistem; mengkoordinasikan subsistem-subsistem; dan
mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak peranan, sistem
informasi memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki
diharpakn dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan
servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan
dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain :
1. melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi
2. menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan mudah
diakses.
3. menyajikan informasi dengan jelas
4. meng-otomatisasi proses-proses yang manual
5. menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.
3
Secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi 2, yaitu sistem informasi
digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang mendukung
manajemen. Secara lebih jelas dapat terlihat pada gambar1.
SISTEM INFORMASI
SISTEM PENDUKUNG OPERASIONAL SISTEM PENDUKUNG MANAJEMEN
sistem sistem sistem SIM SPK EIS
pemrosesan pengendalian kerjasama
transaksi proses perusahaan
Gambar 1. Pengelompokan Sistem Informasi
Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasional terkait dengan
opersional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi : pemrosesan transaksi,
pengendalian proses, dan kerjasama antar tim/bagian di dalam suatu organisasi. Sistem
pemrosesan transaksi misalnya saja memproses data hasil transaksi bisnis, memperbaharui
basisdata opersional, menghasilkan dokumen bisnis. Sistem pengendalian proses terkait
dengan proses mengawasi dan mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi
baja, penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer. Sistem kerjasama
perusahaan mendukung komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu
organisasi/perusahaan dengan memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, misalnya
e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran.
Keluaran/output/hasil dari sistem informasi adalah informasi. Pengguna informasi
dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu manajer/pimpinan, non manajer, dan orang-orang atau
organisasi di luar organisasi. Informasi merupakan sumber daya konsepsual dan menduduki
level yang sama pentingnya dengan sumber daya fisik yang lain yaitu manusia, material,
mesin, dan uang. Mengingat informasi merupakan sumber daya yang sangat penting maka
perlu dikelola sebaik-baiknya. Untuk dapat mengelola informasi dengan baik semestinya
dipahami dulu apa yang dimaksud dengan informasi dan hal-hal yag terkait di dalamnya.
INFORMASI
Menurut Gordon Davis, pengertian/definisi informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan berguna untuk pengambilan keputusan
saat ini atau di masa mendatang. Sedangkan menurut McFadden dan kawan-kawan,
informasi dinyatakan sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yang mengunakannya. Baik menurut Gordon Davis
4
maupun McFadden informasi didapatkan dari pengolahan/pemrosesan data. Dapat
digambarkan :
data prosespros informasi
Data dan informasi saling terkait dan membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi.
Siklus informasi menurut Burch and Grudnitski terlihat dalam gambar 2.
Gambar 2. Siklus Informasi
Informasi merupakan sumber daya yang mahal harganya, semakin berkualitas suatu
informasi maka semakin mahal harganya. Hal-hal yang dapat mempengaruhi kualitas
informasi adalah aksesibilitas, kelengkapan, ketelitian, relevansi, ketepatan waktu, kejelasan,
dan fleksibilitas. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas tidak terlepas dengan
bagaimana mengelola informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari apa yang disebut
manajemen informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi, meggunakannya
seefektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang digunakan
untuk mendukung manajemen. Output dari SIM berupa informasi dalam bentuk laporanlaporan
yang disajikan untuk level manajemen tertentu. Karena SIM ini merupakan salah satu
sistem informasi yang mendukung kerja manajerial, maka perlu diketahui hal-hal yang
berkaitan dengan manajemen dimulai dari pembagian level manajemen sampai dengan tipe
informasi yang disajikan bagi level manajemen tertentu. Ini menjadi bagian yang sangat
penting terutama jika dikaitkan dengan bagaimana merancang suatu sistem informasi
manajemen bagi organisasi/instansi/institusi/perusahaan.
Proses
(Model)
Keluaran
(Informasi
)
Masukan
(Data)
Basis
data
Penerima
Tindakan
Keputusan
Hasil
Tindakan
Data
(Ditangkap
)
5
Pengertian Sistem Informasi Manajemen
· Sistem yang terintegrasi antara user dengan mesin yang memberikan informasi untuk
mendukung operasional, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan di dalam
organisasi (Gordon Davis, 1999)
· Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika (Raymond
Mc Leod, 2004)
Dari pengertian muncul istilah manajemen dan fungsi pembuatan keputusan. Manajemen
menurut pengertian adalah rangkaian kegiatan penataan bagaimana menggerakkan orangorang,
mengerahkan fasilitas dalam kerjasama dari sekelompok orang utk mencapai tujuan
tertentu. Fungsi manajemen meliputi : perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan,
pengkoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Dari sekian banyak fungsi
manajemen yang erat kaitannya dengan SIM adalah fungsi pembuatan keputusan. Apa
sebenarnya yang dimaksud dengan pembuatan keputusan ? Pembuatan keputusan adalah
aktivitas manajemen berupa pemilihan dari berbagai alternative tindakan yang mungkin
dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu dengan harapan akan menghasilkan
keputusan yang terbaik. Tipe keputusan yang dihasilkan oleh manajer dikategorikan menjadi
3 yaitu terstruktur, semi terstruktur, dan tidak terstruktur. Sedangkan level manajemen sendiri
dikelompokkan menjadi 3 level : puncak, menengah, dan bawah.
Top/Atas
Menengah
Bawah
Gambar 3. Level Manajemen
Level manajemen mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 4 dan gambar 5 berikut :
Manajemen
tingkat atas
(rencana strategis)
Manajemen
tingkat menengah
(pengendalian manajemen)
Manajemen
tingkat bawah
(pengendalian operasional)
Operasional
(Pemrosesan transaksi)
6
ATAS level perencanaan strategis
level MENENGAH pengendalian manajemen
BAWAH level pengendalian operasional
Gambar 4. Hubungan Level Manajemen dan Sumber Informasi
ATAS level perencanaan strategis
MENENGAH
level pengendalian
manajemen
Level pengendalian
BAWAH operasional
Gambar 5. Hubungan Level Manajemen dengan tipe/bentuk penyajian informasi
Unsur-unsur dari SIM meliputi :
a. Perangkat Keras
b. Perangkat Lunak
c. Basisdata
d. Prosedure
e. Petugas pengoperasian
Membangun sebuah SIM secara prinsip sama dengan membangun sistem informasi, yang
perlu digarisbawahi adalah untuk siapa output dari SIM tersebut, hal ini terkait dengan bentuk
informasi yang akan dihasilkan oleh SIM.
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Metodologi pengembangan sistem merupakan metodologi yang digunakan untuk
mengembangkan suatu sistem informasi, yaitu suatu proses standar yang diikuti untuk
melaksanakan seluruh langkah yag diperlukan untuk menganalisa, merancang,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi. Daur hidup dari pengembangan
sistem ini disebut dengan daur hidup pengembangan sistem (SDLC = System Development
Life Cycle). Tahapan-tahapan dalam SDLC dapat terlihat di gambar 6.
7
Analisis sistem
studi kelayakan
analisis kebutuhan
kebutuhan sistem
perubahan lingkup/kebutuhan
Desain sistem
Perancangan konsepsual
Perancangan fisik
desain sistem
kesalahan
Implementasi Sistem
Pemrograman & pengujian
Konversi sistem siap
beroperasi mandiri
implementasi kurang lengkap/
ada permintaan baru
Operasi dan pemeliharaan
Gambar 6. Tahapan dalam SDLC
Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan karena adanya permintaan sistem yang baru. Tujuan
utama analisis sistem adalah menentukan hal-hal detil terkait dengan apa yang akan
dikerjakan oleh sistem. Tahap Analisis Sistem ini meliputi studi kelayakan dan analisis
kebutuhan. Studi kelayakan meliputi :
1. Penentuan masalah
2. Pembentukan sasaran sistem
3. Pengidentifikasian pemakai sistem
4. Pembentukan lingkup sistem
Analisis kebutuhan dimaksudkan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan, yaitu spesifikasi
rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan oleh sistem ketika diimplementasikan. Analisis
kebutuhan diperlukan, karena dengan adanya analisis kebutuhan diharapkan dapat untuk
menentukan :
a. Masukan yang diperlukan sistem
b. Keluaran yang dibutuhkan
c. Lingkup proses
d. Volume data yang ditangani sistem
e. Kategori pemakai sistem
f. Kontrol sistem
8
Desain Sistem
Desain sistem dilakukan setelah proses analisis sistem dikerjakan. Perancangan
sistem ini dibagi menjadi 2 kelompok :
1. Perancangan konsepsual :
a. evaluasi alternatif rancangan à menentukan alternatif-alternatif rancangan yang
bisa dipakai
b. penyiapan spesifikasi rancangan à meliputi keluaran, penyimpan data, masukan,
prosdur pemrosesan dan operasi
c. penyiapan laporan
2. Perancangan fisik :
a. Rancangan keluaran : bentuk laporan dan rancangan dokumen
b. Rancangan masukan : rancangan layar untuk pemasukan data
c. Rancangan antar muka : sistem – pemakai
d. Rancangan platform : perangkat lunak dan perangkat keras
e. Rancangan basisdata
f. Rancangan modul : cara sistem bekerja
g. Rancangan kontrol : validasi dan otorisasi
h. Dokumentasi : awal proses – perancangan fisik
i. Rencana pengujian : rencana untuk menguji sistem
j. Rencana konversi : sistem lama à sistem baru
Implementasi Sistem
Aktivitas-aktivitas yang ada dalam fase implementasi sistem meliputi :
1. pemrograman dan pengujian
2. instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
3. pelatihan/.training kepada pemakai
4. pembuatan dokumentasi : pengembangan, operasi, pemakai
5. konversi : konversi paralel, konversi langsung, konversi pilot, konversi
modular/bertahap
PENGADAAN SISTEM INFORMASI
Cara pengadaan sistem informasi secara garis besar terdapat 3 cara :
1. Membuat sendiri
2. Membeli perangkat lunak yang sudah jadi
3. Outsourcing : menyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar
Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dijadikan bahan pertimbangan
bagi organisasi untuk memilih pengadaan sistem informasi secara tepat dan bijak. Kelebihan
dan kekurangan dari masing-masing cara secara lengkap terlihat pada tabel 2.
9
Tabel 2. Kelebihan dan Kekurangan pada Cara Pengadaan Sistem Informasi
CARA KELEBIHAN KEKURANGAN
Membuat sendiri n dapat diatur sesuai kebutuhan
n lebih mudah diitegrasikan dengan sistem yang sudah
ada secara lebih baik
n proses pengembangan sistem dapat dikelola dan
dikendalikan
n Butuh waktu lama
n Kemungkinan program mengandung bug cukup besar
n Dapat menyebabkan pengembang sistem putus asa,
karena kesulitannya memahami keinginan pemakai
dalam menyatakan kebutuhannya
Membeli perangkat lunak
yang sudah jadi
n Bebas memilih sesuai dengan kebutuhan
n Membutuhkan waktu relatif singkat untuk
pengembangan
n Sudah teruji dan biasanya bebas dari bug
n Dapat dilakukan uji coba sebelum membeli (terkadang
ada yang bergaransi)
n Dokumentasi lengkap.
n Terdapat kemungkinan tidak mendukung fungsi-fungsi
yang spesifik di organisasi
n Harga mahal
n Tidak seefisien kalau membuat sendiri
n Butuh waktu dan biaya tersendiri untuk evaluasi
n Terdapat kemungkinan tidak kompatibel dengan
perangkat keras yang sudah dimiliki
outsourcing n Organisasi/perusahaan dapat lebih berkonsentrasi
pada bisnis/pekerjaan internal
n Biaya untuk aset teknologi informasi tidak perlu
ada/dialihkan ke bagian lain
n Menyingkat waktu pengembangan
n Lebih hemat biaya (dibeberapa organisasi/perusahaan)
n Menjadi sangat bergantung pada pihak luar
n Kehilangan kendali terhadap sistem dan data
n Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak luar
tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya
10

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: